Quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức trongthời đại 4.0

Dưới tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, quản lý khối lượng lớn tài liệu giấy tại mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức hiện nay như thế nào cho hiệu quả đang là mối quan tâm chung của mọi người.

fsi1

Theo thống kê, tại Việt Nam 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ và hình thức này bộc lộ nhiều hạn chế như: thời gian tìm kiếm tài liệu lâu (một nhân viên tốn 30-40% thời gian làm việc để tìm kiếm các thông tin), 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu, tốn chi phí địa điểm, nhân sự, giảm hiệu quả công việc khi tài liệu tăng lên,…

Xu hướng số hóa tài liệu lên ngôi

Xuất phát từ thực tế đó, làm thế nào để các doanh nghiệp, tổ chức khai thác hiệu các tài liệu của mình, để từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng phục vụ người dân, khách hàng.

Nằm trong cuộc cách mạng 4.0 khi yêu cầu thực tiễn của thời đại đặt ra là mỗi doanh nghiệp phải trở thành một doanh nghiệp số, mỗi chính phủ phải trở thành một chính phủ số và mỗi công dân trở thành một công dân số, nhiều đơn vị tổ chức đã lựa chọn xu hướng số hóa tài liệu. Chuyển các tài liệu bản cứng của mình thành tài liệu điện tử và quản lý hiệu quả hơn thông qua các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng.

fsi2

Việc chuyển đổi tài liệu này cũng là giải pháp giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao năng lực đáp ứng khách hàng của mình, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, và công tác.

Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Sau khi đã có các tài liệu số hóa, việc quan trọng là cần có phần mềm để quản lý, khai thác các tài liệu số này một cách hiệu quả.

Nằm trong chủ trương của nhà nước, người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam, nhiều phần mềm về quản lý tài liệu đã ra đời, và được người sử dụng đón nhận hưởng ứng bởi thiết kế thân thiện, sử dụng dễ dàng và nhất là cấu hình phù hợp với nhu cầu thị trường Việt Nam.

Một trong các phần mềm được đánh giá cao hiện nay là phần mềm quản lý tài liệu DocPro do Viện công nghệ thông tin Đại học quốc gia Hà Nội cùng công ty CP đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI – Công ty hàng đầu trong triển khai giải pháp số hóa tài liệu nghiên cứu, phát triển. Phần mềm quản lý tài liệu DocPro vinh dự 2 năm liền liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017.

fsi3

Phần mềm quản trị tài liệu DocPro 2 năm đạt danh hiệu Sao Khuê

 

Phần mềm quản lý tài liệu DocPro với tính năng chính là thu nhận và quản lý thông tin tài liệu, hệ thống hóa các tài liệu theo nhu cầu của khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, tìm kiếm tài liệu. Bên cạnh đó, với việc bảo mật dữ liệu đa cấp, phân quyền chi tiết tới từng người sử dụng, đảm bảo thông tin được chia sẻ an toàn, hiệu quả.

Ngoài ra, với tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR), tính năng nhận dạng ký tự viết tay (ICR), tính năng nhận dạng dấu tích (OMR) và bóc tách thông tin tự động hoặc bóc tách tùy chỉnh theo nhu cầu, giúp tối ưu hóa quá trình thu nhận, tra cứu, tìm kiếm thông tin mà các phần mềm khác trên thị trường không đáp ứng được.

Ông Nguyễn Khắc Trọng – Sở Quy Hoạch Kiến Trúc thành phố Hà Nội nhận xét: “Giải pháp của FSI giúp cán bộ của Sở rút ngắn thời gian tìm kiếm, mượn trả hồ, giúp nâng cao hiệu quả công việc của các cán bộ tại Sở”

Trong quá trình hoạt động, FSI được biết đến là đơn vị hàng đầu trong triển khai xây dựng chính phủ điện tử.Và nhân sự kiện FSI đồng hành cùng sở Thông tin truyền thông thành phố HCM tổ chức triển lãm “Công nghệ thông tin, điện tử, viễn thông TP HCM lần 1 năm 2017” FSI miễn phí sử dụng phần mềm quản lý tài liệu DocPro cho 100 khách hàng nhanh tay đăng ký tại địa chỉ: http://docpro.vn/dang-ky.html

Hoặcliên hệCông ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI để được tư vấn miễn phí.

Website: www.fsivietnam.com.vn

Hotline: 0904 805 255

 Theo FSI

Pin It