Quản lý ảo đến từ GREEN EFFECT

Với giao diện thân thiện, luôn có những cảnh báo với lãnh đạo công ty đúng lúc, đúng thời điểm, phần mềm Quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP-Life của Công ty CP Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT) thực sự là một nhà quản lý ảo, trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trên con đường phát triển.

Giao diện phần mềm và những cảnh báo

Giao diện tương tác giữa phần mềm với người sử dụng là phần có ý nghĩa quan trọng đối với bất kỳ sản phẩm phần mềm nào. Nhiều sản phẩm phần mềm trú trọng đến hình thức giao diện đẹp nhưng đối với phần mềm quản lý doanh nghiệp, người ta quan tâm nhiều hơn đến cách thức trao đổi thông tin của người dùng với phần mềm sao cho khối lượng thông tin trao đổi được nhiều nhất nhưng dễ dàng và ít thao tác nhất.

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (như ERP) là một trong những dạng phần mềm mà thông tin đến với người dùng được hình thành từ rất nhiều dữ liệu được cập nhật trên toàn hệ thống bởi nhiều người sử dụng và ở nhiều máy trạm khác nhau phân bổ trên toàn công ty.

Vì vậy thông tin đến với người dùng thường được tập hợp và hiện ra dưới dạng các bảng dữ liệu hoặc các báo cáo. Nhược điểm của cách thức này là người dùng cần phải có động tác tìm đến báo cáo và chạy báo cáo mới có được kết quả mong muốn. Ngoài ra rất nhiều khi người dùng chỉ quan tâm đến một vài thông tin trên báo cáo nhưng cũng phải thao tác và chờ đợi chạy cả báo cáo đồng thời sau khi chạy báo cáo xong lại phải quay lại chỗ cũ trên giao diện để tiếp tục tác nghiệp. Hiện trạng này gây tốn kém thời gian cho người sử dụng.

Khắc phục nhược điểm trên, một số phần mềm cố gắng đặt sẵn trên màn hình nhiều biểu tượng, chức năng để người dùng có thể chọn nhanh mà không cần qua nhiều màn hình giao diện mới có thể chạy được báo cáo hoặc chức năng mong muốn. Nhưng nhược điểm vẫn tồn tại là màn hình giao diện có thể phức tạp, rối mắt trong khi vẫn không thể đáp ứng được cho số lượng người dùng lớn có nhu cầu khác nhau trên toàn hệ thống.

Các phần mềm thông minh hơn là các phần mềm hướng tới việc cảnh báo người dùng những công việc mình cần phải thực hiện theo thời gian và khi nhận được cảnh báo thì chỉ cần thao tác đơn giản với thông điệp cảnh báo là bạn có thể đến được nơi cần xử lý. Ví dụ bạn được cảnh báo khi có một tin email gửi tới cho bạn, khi có một người bạn khác active skype… Hình thức cảnh báo thông thường là: một cửa sổ popup được hiện ra giữa màn hình hoặc chạy ra từ góc phải phía dưới màn hình kèm theo âm thanh đặc trưng… các cảnh báo dạng này sẽ tự biến mất và có thể tự động lặp lại nhưng chỉ cung cấp cho bạn lượng thông tin tối thiểu để nhắc bạn vào nơi cần xử lý (như mở mail, skype…).

Thực tế cho thấy nhu cầu cảnh báo của phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (như ERP) đối với hệ thống người dùng là cao hơn nhiều so với cách thức cảnh báo đơn giản nêu trên đây. Bạn đang làm việc trên phần mềm ERP, bạn cần được cảnh báo về công việc mình phải làm như: Trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc cần biết có bao nhiêu bản hợp đồng đang chờ duyệt? Nhân viên kế toán cần biết có bao nhiêu hoá đơn đang cần xuất? Thủ kho cần biết có bao nhiêu đơn hàng đang cần giao hàng?… Chỉ đối với một người dùng thì cũng đã có thể có nhiều cảnh báo khác nhau và các cảnh báo luôn luôn thay đổi từ vị trí nhân sự này sang vị trí nhân sự khác. Do đó có thể có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn câu hỏi tương tự đối với toàn bộ hệ thống người sử dụng của một công ty.

“Box số nhắc việc” – Hình thức cảnh báo hiệu quả cho nhà quản lý

“Box số nhắc việc”  là chức năng mới của sản phẩm Phần mềm Quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP-Life của Công ty CP Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT), sản phẩm vừa vinh dự nhận Danh hiệu Sao khuê 2016.

Tư tưởng chủ đạo trong giao diện của sản phẩm là hiển thị nhiều con số trên màn hình giao diện của mỗi người sử dụng gọi là các box số. Các box số có mầu sắc và giá trị đặc trưng cho mục đích của box số. Giá trị của box số được cập nhật (làm tươi) tự động định kỳ theo khoảng thời gian quy định bởi chính người dùng (thấp nhất là 10 giây một lần).

Mỗi box số có vị trí hiển thị và công thức tính toán giá trị riêng. Khi người dùng nhấn vào box số thì dữ liệu tương ứng sẽ được hiện ra để có thể tác nghiệp ngay. Ví dụ khi Giám đốc nhấn vào box số “Hợp đồng chờ duyệt” thì bảng các hợp đồng đang chờ duyệt sẽ hiện ra và Giám đốc có thể thực hiện thao tác mở, chỉnh sửa và duyệt hợp đồng bằng việc nhấn chuột vào box số. Sau khi duyệt và chuyển 1 hợp đồng sang trạng thái “Đã duyệt” thì giá trị của box số sẽ được giảm đi 1. Khi giá trị về không thì box số sẽ biến mất và Giám đốc sẽ biết rằng không có hợp đồng đang chờ duyệt.

Các box số sẽ không có ý nghĩa nếu như được lập trình cứng trên phần mềm vì nhu cầu về các box số là vô cùng phong phú và rất khác nhau đối với các doanh nghiệp có ngành nghề và quy mô hoạt động khác nhau. Do vậy cơ chế khai báo “Động” của phần mềm là vô cùng quan trọng. Hệ thống ERP-Life cho phép bạn khai báo (không cần lập trình) số lượng các box số không giới hạn đồng thời phân quyền hiển thị box số cho hệ thống người dùng theo nhu cầu.

Theo đại diện GREEN EFFECT, việc sử dụng các box số trong công việc được gọi là “Điều hành công việc bằng các box số“.

Điều hành công việc bằng các box số

green1

Ví dụ về box số trong ERP-Life

Hàng trăm box số nhắc việc có thể được khai báo và tuỳ biến theo yêu cầu doanh nghiệp, luôn nhắc nhở những công việc cần phải thực hiện đối với mỗi User tác nghiệp (bao gồm cả các cấp quản lý).

  • Nhắc nhở các công việc cần phải thực hiện theo quy trình căn cứ dữ liệu chuyển đến từ các User khác (ví dụ: dữ liệu chào giá, hợp đồng chờ cấp quản lý phê duyệt, box số về số lượng đơn hàng chuyển đến phòng kế hoạch sản xuất nhắc nhở việc tạo lệnh sản xuất, box số về lệnh xuất hàng từ phòng kinh doanh chuyển đến kho hàng nhắc nhở việc xuất và giao hàng…).
  • Tự động hiển thị các con số thống kê theo trạng thái dữ liệu như số lượng hợp đồng đang triển khai, số lượng đơn hàng đang chờ giao hàng…
  • Cảnh báo các công việc cần thực hiện định kỳ như: Gọi điện chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng 10 ngày, lịch đến hạn bảo dưỡng máy móc, thiết bị…
  • Ký hiệu báo cáo quản trị: Khi nhấn vào box số sẽ hiện ra báo cáo quản trị theo ký hiệu trên box số.
  • …và còn nhiều ứng dụng khác về box số tuỳ thuộc vào việc khai báo.

Tham khảo thêm thông tin chi tiết tại: http://Effect.com.vn/ hoặc http://ErpLife.com.vn/

Theo Green Effect

Pin It